Reglas y requisitos para la celebración de reuniones de asamblea socios y/o accionistas no presenciales o mixtas
Antes de la declaratoria de emergencia sanitaria, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 398 el día 13 de marzo, el cual buscó medidas alternativas para la realización de las reuniones ordinarias de modo que no se realicen en forma presencial, ante el riesgo de contagio del COVID-19, frente al cual previamente el Ministerio de Salud se pronunció con la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020.
A través de ellas, se busca garantizar la continuidad de las reuniones de la mencionada naturaleza, las cuales deben celebrarse al menos una vez al año en las fechas que los estatutos señalen, siempre que no sea fuera de los tres primeros meses siguientes al término de cada ejercicio, lo cual implica en particular que debe realizarse a más tardar el 31 de marzo de 2020[1].
Dicho decreto no modifica las reglas relacionadas con las convocatorias, quorum y mayorías en los órganos sociales, de hecho, se señala que en dichas reuniones es necesario contar con la participación necesaria de los integrantes de la sociedad, con el fin que se conforme el quorum necesario para la correspondiente toma de decisiones, lo cual debe quedar registrado en el acta.
Por su parte, la Circular Externa de la Superintendencia de Sociedades del 17 de marzo, expidió instrucciones para la realización de las reuniones sociales, teniendo en cuenta lo dispuesto por el Ministerio de Salud. Dicha circular aclara y confirma el contenido encontrado en el Decreto 398 de 2020 en lo relacionado a los siguientes puntos:
- Se debe contar con una participación mínima de socios o miembros de la junta directiva para sesionar y deliberar.
- Se seguirá dando aplicación a las reglas de convocatoria, quorum y mayorías, las cuales se encuentran en los correspondientes estatutos.
- Los socios podrán evaluar la conveniencia de llevar a cabo reuniones mixtas, que contarán con la presencia física de algunos y virtual de otros.
- Debe indicarse el medio tecnológico a través del cual se participará de forma no presencial.
- Debe verificarse la identidad de las personas que asisten, con el fin de garantizar la integración del quorum. Esto implica verificar si se trata del socio o su apoderado, o de un miembro de la junta directiva.
- Se debe dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quorum requerido, el cual debe mantenerse durante toda la asamblea.
Adicionalmente, la circular dio instrucciones en caso de qué la sociedad no pueda acudir a medios electrónicos para llevar o bien que en las diferentes reuniones asista un número inferior al señalado en los estatutos, para que lo informen a las entidades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades, y asimismo el representante legal debe advertir de los hechos a los socios, lo cual permitirá constatar la configuración de una fuerza mayor.
Es importante recordar que será fuerza mayor todo hecho imprevisto que además sea imposible resistir, por su naturaleza excepcional, intempestiva, sorpresiva, e imposible, fatal e inevitable de superar al tratarse de fenómenos externos los cuales perturban el normal desarrollo de actividades[2].
Medidas de protección al empleo
El Ministerio del Trabajo por su parte, expidió las Circulares 0017 y 0022, así como la Resolución 803, las cuales determinan medidas para proteger el empleo, dando cumplimiento además a lo dispuesto en el artículo 25 de la Constitución Política, con lo cual realizará por una parte una fiscalización laboral estricta para prevenir los despidos masivos y suspensiones de contratos de trabajo, y por otro lado, adoptar medidas de prevención para proteger a los trabajadores de contagio y brindar lineamientos de preparación, respuesta y atención a los casos por enfermedad que se presenten.
En ese orden de ideas las solicitudes de suspensión deberán remitirse al Ministerio del Trabajo, a través de la Unidad de Investigaciones Especiales de la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control, quien estudiará las solicitudes con relación a las suspensiones. La acreditación de fuerza mayor deberá realizarla el Juez Laboral, en cuyo caso corresponde demostrarlo al empleador.
En ese orden de ideas, el empleador deberá utilizar los medios de prueba pertinentes que conduzcan a acreditar la ocurrencia de la fuerza mayor, de acuerdo con lo establecido en el artículo 51 del Código de Procedimiento Laboral, para así hacer valer su justificación.
A nuestro juicio, también estimaríamos importante en dicha oportunidad que se alegue la ocurrencia de un hecho notorio, al tratarse justamente de una emergencia a nivel nacional que afecta la salud de los trabajadores a raíz de la rápida propagación con grave riesgo de infección[3].
Ampliación de plazos en declaraciones y pagos tributarios (Bogotá)
La Alcaldía Mayor de Bogotá determinó ampliar los plazos para las presentaciones de declaraciones y pagos tributarios en vista de la emergencia sanitaria que enfrenta el país. Aquello obra en consonancia con las disposiciones a nivel nacional expedidas para ese efecto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dada la imposibilidad manifiesta de que, en las presentes fechas, los contribuyentes cumplan en forma oportuna las correspondientes obligaciones tributarias.
En ese caso se puede predicar que la presencia de la presente pandemia afecta el ejercicio de la función pública, el debido proceso, además del deber de contribuir con el financiamiento del gasto público.
Así las cosas, a través del Decreto 095, se establecieron nuevas fechas para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, las cuales pasan a ser las siguientes:
- Impuesto predial: 5 de junio y 26 de junio
- Impuesto vehicular: 3 de julio y 24 de julio
- Impuesto de industria y comercio (ICA): 31 de julio
El mencionado decreto contempla descuentos tributarios para los impuestos predial y vehicular, respectivamente, consistentes en un diez por ciento (10%), con la aclaración de que el descuento aplicable al impuesto vehicular no establece distinción, mientras que en el predial se aclara que es procedente para todos los estratos.
A nuestro juicio, la decisión de
modificar los plazos es acertada en el sentido que va en coordinación con las
dinámicas apreciadas en el Sistema Tributario Nacional, teniendo en cuenta
además que la capacidad económica de los contribuyentes también se verá
afectada lo que imposibilita el cumplimiento de la obligación ante un hecho de
notorio conocimiento el cual ha constituido fuerza mayor, frente al cual se
requieren medidas que conjuren dicha amenaza.
[1] Código de Comercio, artículo 422
[2] Corte Suprema de Justicia – Sala de Casación Civil, Rad. 2013-01920-00, 9 de diciembre de 2015, M.P. Álvaro Fernando García Restrepo, citando las sentencias del 2 de diciembre de 1987, Gaceta Judicial 188, pág. 332 y del 31 de agosto de 2011, rad. 2006-02041-00
[3] Corte Constitucional, Sentencia T-524-99, 22 de julio de 1999, M.P. Alberto Beltrán Sierra
Por: Diego Sanabria – Socio Director.
Por: Francisco Manotas Polo – Consultor de servicios legales y tributarios.